Privacyverklaring

Samenlevingsopbouw Gent vzw

(24/05/2018)

I. Algemeen

Samenlevingsopbouw Gent hecht veel waarde aan privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Wij zien het als organisatie voor samenlevingsopbouw als onze taak om mensen te wapenen tegen de risico’s van misbruik van persoonsgegevens. Zelf het goede voorbeeld geven door zorgzaam om te springen met persoonsgegevens, moet dan ook voor een organisatie als Samenlevingsopbouw een evidentie zijn.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Samenlevingsopbouw Gent wil zich in alle gevallen houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
wij om jouw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
wij op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze deelnemers, personeel, leveranciers en alle derden waar onze organisatie mee communiceert.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Samenlevingsopbouw Gent vzw
Blaisantvest 70, 9000 Gent
Contactpersoon: Lut Vael, coördinator, 09 223 95 15
lut.vael(at)samenlevingsopbouw.be

II. Aard, doel en legaliteit van de verwerking van persoonsgegevens

Samenlevingsopbouw Gent registreert persoonsgegevens:

van haar gewone leden voor het bijhouden van het ledenregister van de VZW en om hen op de hoogte te kunnen houden van de interne werking en activiteiten (wettelijke verplichting).
van doelgroep, partners en oplossingsactoren in functie van de organisatie van activiteiten, o.a. voor het opsporen, samenbrengen en het versterken van deze groepen om werk te kunnen maken van collectieve oplossingen voor ervaren problemen (gerechtvaardigd belang).
van leveranciers, opdrachtgevers en van organisaties die financieel bijdragen aan de werking, in functie van boekhoudkundige administratie (wettelijke verplichting / uitvoering overeenkomst).
van lezers van ons informatieblad en van leden, gebruikers, medewerkers van partnerorganisaties, enz. die door ons aangeschreven worden i.v.m. publicaties en evenementen (ondubbelzinnige toestemming waar het gaat over privé-contactgegevens / gerechtvaardigd belang waar het gaat over werk-contactgegevens).
van haar werknemers en vrijwilligers om haar wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van hun samenwerking te kunnen naleven (wettelijke verplichting / uitvoering overeenkomst).

We verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn en gebruiken ze ook alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

De persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken zijn: identificatie- en contactgegevens (leden, lezers, partners, oplossingsactoren), daarnaast soms ook rekeningnummer (leveranciers) en verder ook rijksregisternummer, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, CV, gevolgde vorming, functioneren, evaluaties (medewerkers).

In het kader van activiteiten is het bovendien ook mogelijk dat we gebruik maken van beeld- en geluidsmateriaal, meningen, ervaringen, talenten, interesses, en andere (eventueel gevoelige) persoonsgegevens van deelnemers. In dat geval vragen wij steeds (schriftelijk) toestemming hiervoor en heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

III. Derde partijen aan wie gegevens worden doorgegeven

Persoonsgegevens worden enkel aan derde partijen verstrekt indien dit absoluut noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..)
het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
het verzekeren van personeel en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij in de overeenkomst met hen de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met subsidiërende overheden en partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren. Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Wij kunnen daarnaast persoonsgegevens delen met andere derden indien jij ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft (bv. doorverwijzing naar een externe dienst of organisatie). Je hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij in een levensbedreigende situatie of als dit wettelijk verplicht is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

IV. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen identificatiegegevens en privé-contactgegevens van de ouders worden verwerkt (voor ouderlijke toestemming).

V. Hoe lang worden de gegevens opgeslagen?

Samenlevingsopbouw Gent bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

Specificering per categorie:

persoonsgegevens van leden: tot 7 jaar na ontslag.
persoonsgegevens van doelgroep, partners en oplossingsactoren die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt: tot 1 jaar na afronding van de activiteit of het project.
persoonsgegevens van leveranciers, opdrachtgevers en van organisaties die financieel bijdragen aan de werking: tot 7 jaar na de laatste verrichting.
persoonsgegevens van lezers van ons informatieblad en van personen die door ons aangeschreven worden i.v.m. publicaties en evenementen: tot max 1 maand nadat de persoon heeft aangegeven het infoblad of de info niet langer meer te willen ontvangen.
persoonsgegevens van werknemers en vrijwilligers: tot 7 jaar na stopzetting van de samenwerking.

VI. Beheer en beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Het gaat o.a. over volgende maatregelen:

Alle personen die namens Samenlevingsopbouw Gent van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Persoonsgegevens worden opgeslagen in de SharePoint van de organisatie. De toegang is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord (= voor iedere medewerker anders).
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om jouw rechten, de veiligheid en bescherming van je persoonsgegevens te garanderen.
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

VII. WEBSITE SAMENLEVINGSOPBOUW GENT

Op de website kan Samenlevingsopbouw Gent anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browsertype of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar je naar de website gekomen bent, of waarlangs je die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.
Het gebruik van cookies op de website van Samenlevingsopbouw Gent
Tijdens een bezoek aan onze website kunnen cookies op de harde schijf van jouw computer geplaatst worden en dit enkel om de site beter te kunnen afstemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Jouw internetbrowser laat jou toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van jouw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van jouw internetbrowser.

VIII. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht om vergeten te worden, om de persoonsgegevens te laten wissen die we van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Mocht je vragen hebben of een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je om hierover rechtstreeks met ons contact op te nemen:

Samenlevingsopbouw Gent vzw
Blaisantvest 70, 9000 Gent
Contactpersoon: Lut Vael, coördinator, 09 223 95 15
lut.vael(at)samenlevingsopbouw.be

Je hebt ook altijd de wettelijke mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission(at)privacycommission.be

IX. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Het privacybeleid van Samenlevingsopbouw Gent dat neergeschreven staat in deze privacyverklaring kan te allen tijde geraadpleegd worden op de website van de organisatie. In iedere communicatie van de organisatie i.v.m. privacyrechten wordt naar deze tekst op de website verwezen. Samenlevingsopbouw Gent kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Wijzigingen zullen worden bekendgemaakt op de homepage van onze website.